Dzisiaj chcę ci opowiedzieć o tym, jak zorganizować się za pomocą Asany. Narzędzia które sprawiło że nie potrzebują motywacji! Po prostu jestem świetnie zorganizowana i dzięki temu wyrabiam się z wszystkimi moimi planami! Nie potrzebuję też jakiegoś specjalnego zewnętrznego bodźca do działania, ponieważ odpowiednio zorganizowane projekty, same mnie napędzają i pilnują mojej dyscypliny.
Jeśli jednak masz problem z tym, żeby w ogóle zabrać się za naukę, siąść do książek i się skupić, to zapisz się na listę oczekujących na mojego bezpłatnego e-booka o motywacji do nauki. Otrzymasz go natychmiast po skończeniu prac nad nim i nie przegapisz premiery! Polecam, bo spojrzę na temat z zupełnie innej perspektywy! Od lat interesuję się tym zagadnieniem i chcę podzielić się doświadczeniami i wiedzą w tej kwestii!
Kiedy zapytałam Was, czy chcecie, żebym pokazała działanie Asany na przykładzie planowania nauki, pLanowania pisania pracy dyplomowej czy też zarządzania różnymi codziennymi projektami nawet niezwiązanymi z nauką, najwięcej głosów zgarnęła opcja z planowaniem nauki, ale ostatnia opcja też cieszyła się popularnością. Dlatego ten wpis jest tak zbudowany, by zarówno studenci jak i niestudenci, uczniowie jak i nieuczniowie mogli skorzystać z jego wiedzy!
Najważniejsza dla mnie zasada organizacji.
Od pewnego czasu do organizowania się korzystam z jednego narzędzia i nie skaczę pomiędzy różnymi aplikacjami. I moim zdaniem – o ile nie prowadzimy wielkiej spółki – organizowanie całego swojego życia w jednym narzędziu jest lepsze niż organizowanie osobno: życia prywatnego, nauki, prowadzenia firmy. Szczególnie, gdy zadania z tych kategorii przeplatają się między sobą w ciągu dnia. Jeśli w planie masz naukę, później zrobienie prania, następnie odebranie czegoś z poczty, a później napisanie posta na Facebooka, to zdecydowanie lepiej trzymać wszystkie te zadania w jednym narzędziu. Nie musisz wtedy przenosić swojej uwagi z jednej aplikacji do drugiej albo dodatkowo do kalendarza lub plannera. Nawet jeśli uznasz, że Asana nie jest narzędziem dla Ciebie, to wybierz jedno np. planner i trzymaj w nim całą swoją organizację, by się nie rozpraszać!
W czym Asana jest lepsza od planowania na kartce lub w kalendarzu?
1. Przestrzeń dla myśli i planów!
Największą jej przewagą jest to, że za zadania są ułożone w kolejności chronologicznej. I o ile w kalendarzu oczywiście też mogę to zrobić, o tyle muszę przyznać, że rzeczywistość zmienia moje plany i często okazuje się że nie jestem w stanie zrobić wszystkiego tak, jak sobie na początku to wymyśliłam. I co wtedy? Muszę zweryfikować swoje plany, przepisać zadania, które nie zostały wykonane na kolejne dni.
Gdy planujesz w narzędziu stricte fizycznym np. w kalendarzu, na kartce lub w plannerze, to zaczyna się zabawa w przenoszenie zadań, przepisywanie ich w kalendarzu, zagubione kartki, rozwalone w kilku miejscach zadania, do których nie potrafisz wrócić, bo coś zapisałaś coś na kartce, coś na komputerze, a coś w aplikacji… W Asanie nie ma tego problemu, bo jednym kliknięciem zmieniam datę realizacji zadania.
2. Czy priorytety są potrzebne?
Kiedyś codziennie malowałam nową matryca Eisenhowera żeby lepiej wyznaczać priorytety. I nawet jeśli dzień był super produktywny i dałam radę zrealizować wszystkie zadania, to kolejnego dnia malowałam kolejną matrycę. Według mnie takie wyznaczanie priorytetów jest jak przyznanie się przed samą sobą, że i tak nie wykonam wszystkich zadań w ciągu dnia, dlatego muszę mieć priorytety… A co gdybym wyznaczała sobie na dzień tyle zadań, ile jestem w stanie zrobić? Nie miałabym później wyrzutów sumienia o to, że nie zrobiłam wszystkiego, nawet jeśli miało to niski priorytet! 🙂 To jest możliwe, teraz tak działam w Asanie!
3. A co z podbojem świata czyli celami długoterminowymi?
W planowaniu „na kartce” widzę też problem z celami długoterminowymi. Ciężko jest na kartce zaplanować roczny, albo dwuletni projekt np. na nauczenie się nowego języka, zrobienie kursu zawodowego, wypuszczenie własnego produktu, otwarcie firmy itd., a co dopiero wprowadzać w nim zmiany! Na szczęście świat digitalny jest bardziej skompresowany i przejrzysty. W Asanie:
- Mogę za pomocą jednego kliknięcia przenieść zadanie na inny dzień. W kalendarzu oznacza to przepisywanie…
- Mogę zmienić priorytet zadania, mogę przenieść je do innego projektu. To nie jest tak łatwe na papierze.
- Mogę z łatwością usuwać zadania. To akurat jest łatwiejsze na papierze, ale to, co mi w tym przeszkadzało, to że skreślone zadania mnie rozpraszały. Kartka ma swoją pojemność i trudno mi się odnaleźć w gąszczu skreślonych zadań.
- Mogę tworzyć kolejne mniejsze kroki. Zaraz zobaczysz, jak wygodnie tworzy się podzadania do projektów!
- Mogę utworzyć zadania, które będą pokazywać się cyklicznie, dzięki czemu nie musze ich wpisywać codziennie/co tydzień/co miesiąc. Mogę je wpisać raz, a one się po prostu pojawią. To totalnie nie jest możliwe na papierze.
- Mogę wgrywać pliki, zdjęcia, nagrania, dodawać odnośniki, linki!
- Mogę delegować zadania innym osobom – to przydaje się, gdy np. robicie razem projekt na studia!
Jak DOBRZE zorganizować się przy pomocy Asany.
Wiesz, często nie chodzi o magiczne narzędzie, a o umiejętne jego wykorzystanie. Można se młotkiem walnąć w gwóźdź, a można se walnąć w kolano. Narzędzie to samo – a efekty zupełnie różne!
1. Tworzenie projektów w Asanie
Przykładowe projekty, które możecie stworzyć na studiach, ale też w szkole. Ja utworzyłabym osobny projekt dla każdego przedmiotu. Osobny dla pisania pracy dyplomowej, osobny dla prezentacji, którą masz wykonać w grupie, osobny dla kursów/zajęć/hobby, w których uczestniczysz poza szkołą/uczelnią. Osobny jest też projekt obowiązków domowych, gdyż jak mówiłam wcześniej – niewarto tego odzielać! Sprzątanie też zabiera nam czas, którego nie przeznaczamy np. na naukę. Wtedy ten czas znika i warto być tego świadomym!
Po prawej widok z Asany mojej firmy.! Kilka z moich blogowych projektów. Wszystkich nie chcę pokazywać. 😀 Jak widzicie mam już aktywne projekty, których realizacji jeszcze nie widzicie – np. prace nad YouTubem. Pomoc mojej Wirtualnej Asystentki (<3) też nie jest dla Was na co dzień widoczna.
2. Tworzenie zadań w Asanie
Wchodzimy w projekt!
Tutaj wybrałam projekt „Praca Licencjacka”. Dodałam 3 sekcje i wpisałam pierwsze zadanie „Napisać pierwszy rozdział pracy” i czas jego realizacji do 15 czerwca.
Weszłam w to zadanie i dopisałam do niego mini kroki. Takie małe podzadania! To jest super w Asanie, że można tworzyć podzadania.
W dodatku zadanie „napisać jedną stronę” jest oznaczone jako powtarzalne codziennie! Asana codziennie będzie dodawać je do mojego planu dnia, zupełnie automatycznie!
RADA: Tworzenie zadań w Asanie zaczynaj od końca! Najpierw wpisz datę, kiedy ma być zrealizowane, a nastęnie dodawaj mini kroki, które po kolei doprowadzą Cię do tego celu.
3. Zadania cykliczne i podzadania w Asanie
Zadania mogą też powtarzać się rzadziej. Na przykład raz w tygodniu, raz w miesiącu. Tutaj dodałam zadanie „Powtórz wiedzę po zajęciach” i jak widzisz ustaliłam, żeby powtarzało się co tydzień. Zadanie przypisane jest do projektu jednego z przedmiotów.
Zadaniem może też być zdanie jakiegoś egzaminu.
Podzadania, to kolejne mini kroczki konieczne do osiągnięcia tego celu. Np. zebranie notatek, przeczytanie informacji o literaturze XIX w. w Niemczech na Wiki, żeby mieć ogólny pogląd, potem przerabianie treści ze źródeł na mapy myśli, spotkanie ze znajomymi na powtórkę itd. Wszystko jest szeroko rozłożone w czasie od 1 to 17 czerwca!
4. Dziel się zadaniami w Asanie - deleguj!
Fajnym pomyśłem jest stworzenie projektu w Asanie np. wspólnej prezentacji. Możesz delegować poszczególne podzadania swoim znajomym, a oni mogą pisać, na jakim etapie prac są, czy czegoś potrzebują, mogą zmieniać datę ukończenia swojego zadania, wklejać materiały, swoje pomysły, linki… Taka komunikacja jest znacznie wygodniejsza niż pisanie w piątkę na Messengerze. Tu wszystko jest przejrzyste i inne tematy nie zakłócą Wam komunikacji!
Możesz też delegować obowiązki domowe, o ile uda Ci się zachęcić domowników do założenia Asany.
Każdy oznacza, kiedy zajmie się daną rzeczą (można nawet wpisać godzine) i po kłótniach! 🙂
Poza tym, gdy na dany dzień zaplanujesz wielkie porządki, to będziesz widzieć, że tego dnia nie wciśniesz już nauki do kolokwium. Będziesz musiała sięz zastanowić, co wybrać. Albo przełożysz sprzątanie, albo… xD
5. Widok na wszystkie zadania = kontrola!
To, co jest pięknego w Asanie, to właśnie widok na wszystkie zadania z wszystkich projektów. To daje niesamowite poczucie kontroli. Nie musisz skakać między projektami, żeby wiedzieć co masz zrobić. Siadasz do biurka, włączasz Asanę, klikasz na dole „My Tasks” i wiesz wszystko! Jeśli dobrze się zorganizowałaś i rozłożyłaś w czasie swoje projekty to na dzień masz 3-4 zadania do wykoniania i czujesz się spełniona! 🙂
Po prawej zdradzam moją prawdziwą listę zadań na najbliższe dni! Jako pierwsze widzicie jeszcze zadanie dot. publikacji tego wpisu! Potem muszę wysłać newsletter (może już to zrobiłam) i jestem wolna! Jak widać zapisuję jako zadanie nawet czytanie ebooka edukacyjnego, którego treści rozwiną mnie do lepszej pracy dla Was!
6. Przejrzysty kalendarz!
Polecam też korzystanie z Asany w wersji desktopowej. Szczególnie lubię widok na kalendarz. To pomaga mi nie zapchać sobie za bardzo dnia/tygodnia. Widzę w kalendarzu, w które dni mam dużo zadań. Gdy chcę dodać kolene, wkładam je w dzień, który jest luźniejszy.
Asanę znam od lat! Odchodziłam od niej i wracałam. Długo uczyłam się z niej korzystać i myślę, że na pewno będę jeszcze udoskonalać moją strategię. Teraz Asana stała się dla mnie narzędziem, bez którego nie wyobrażam sobie funkcjonowania! Masz też takie narzędzia, bez których nie wyobrażasz sobie dnia? Daj znać, jak podoba Ci pomysł wykorzystania Asany do nauki, pisania pracy albo innych Twoich obowiązków! Jeśli masz jeszcze jakieś pytania, to śmiało zadaj je w komentarzach!
PS Kilka godzin zajęło mi stworzenie tego wpisu. Jeśli więc uważasz go za przydatny, to podziel się nim z osobą, której Twoim zdaniem się przyda!
Do nastęnego czytania!
Ania