Planując czas mamy tendencję do wypisywania masy zadań, które później staramy się wepchnąć w plan dnia. Zakładamy, że jakoś uda nam się pójść na zajęcia, do pracy, odwiedzić koleżankę, pouczyć się, pójść na basen, wysłać listy, ugotować obiad, zrobić pranie i jeszcze poczytać książkę czy obejrzeć film. Zapełniamy kalendarz kolejnymi obowiązkami, tak, że praktycznie nie mieszczą się one na stronie. Wygląda na to, że to będzie idealny dzień! Wszystkie pozycje następują po sobie bez minuty przerwy. Nie zakładamy przecież, że coś pójdzie nie tak. Nie zakładamy nawet, że wypadałoby pójść do toalety, a kiedy indziej zrobić sobie herbatę. W ten sposób próbujemy zarządzać czasem. Staramy się go rozciągnąć, z godziny zrobić dwie.
Zgodzicie się ze mną, że to największy problem planowania? Sama walczyłam z nim miesiącami. Popadałam w błędne koło. Niezrealizowane zadania gromadziły się z dnia na dzień, a ja zamartwiałam się, że nie jestem w stanie ich wszystkich wykonać. A musiałam tylko zrozumieć czas! To, ile go mam. Musiałam to poczuć. Jak to zrobiłam? Od końca.
Nim jednak do tego przejdę zacznijmy może od tego, na co w ogóle możemy spożytkować czas. Istnieje kilka kategorii, które możesz uwzględnić w swoim planie. Są to:
1. Zadania, które mają konkretny cel i powinny przynieść jakiś efekt.
2. Czas dla siebie – relaks, rozwój osobisty, robienie tego, co sprawia Ci przyjemność.
3. Znajomi, rodzina – czas, który poświęcasz na kontakty z innymi.
4. Bezkierunkowe czynności – to o czym zawsze zapominamy tworząc plan dnia. Na czele wszystkich zagrożeń stoi oczywiście zwiedzanie najodleglejszych zakątków internetu. 😉
Metoda ALPEN. Na czym polega?
Metoda ALPEN to zupełne odwrócenie toku myślowego podczas planowania. Spojrzenia na czas z innej perspektywy. Zastanów się nad swoim dniem od drugiej strony. Trochę inaczej niż robisz to zazwyczaj. Zacznij od końca. Nie od wypisywania zadań, które masz do wykonania i prób rozciągnięcia doby, a od zapytania siebie o to, ile tego czasu tak naprawdę masz. Dowiedz się, z czym przyszło Ci pracować. Koniecznie rozpisz swoje wnioski na kartce. Możesz też stworzyć procentowy diagram kołowy w Wordzie, by uzmysłowić sobie, jaką ilością czasu dysponujesz. Przykładowo.
Doba ma 24 godziny. (Eureka.)
7 godzin śpię.
1 godzinę poświęcam na dotarcie na uczelnię i powrót.
6 godzin jestem na uczelni.
3 godziny potrzebuję na poranną rutynę i domowe obowiązki w ciągu dnia. (Obiad, kolacja, sprzątanie, kąpiel itp. itd.)
Zostaje mi 7 godzin.
60:40
Niewiele, ale tak naprawdę jest jeszcze gorzej, ponieważ powinniśmy zapełniać zadaniami tylko 60% naszego czasu. Z doświadczenia wiesz już przecież, że próby zaplanowania 100% czasu, który posiadasz, kończą się fiaskiem. To 40% procent daje Ci poczucie bezpieczeństwa, luzu. To także czas dla spontaniczności i kreatywności. Dzięki nim nie popadniesz w rutynę, a to szalenie ważne, jeśli nie chcesz szybko ulec wypaleniu. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego w 100%, dlatego każde zadanie, które wpisujesz w swój kalendarz powinno mieć około 20 minut zapasu na każdą godzinę jego wykonywania. Nagle okazuje się, że masz wolne tylko 4 godziny i 20 minut w ciągu dnia! Teraz już wiesz, dlaczego nie zdążyłeś pójść na basen. 😉
Tak naprawdę naszym największym problemem jest fakt, że chcemy zarządzać czasem, a czasem… nie da się rządzić! Czas jest i się nie zmienia. Nie można mu powiedzieć by zwolnił lub przyspieszył. Jedyne, co możemy zrobić to zarządzać naszymi zadaniami, ale nie czasem!
Skoro mamy tak mało czasu na rozwój i dodatkowe aktywności, jak wybrać te najważniejsze zadania? Jeżeli masz problemy z wyznaczaniem priorytetów koniecznie wypróbuj matrycę Eisenhovera, która Ci to ułatwi. Nie jest ona żadnym odkryciem, ale możliwe, że znajdą się wśród Was osoby, które jej nie znały.
Jak zarządzać zadaniami? Tablica Eisenhovera.
1. Wypisz na osobnej kartce wszystkie zadania, które chciałbyś wykonać danego dnia.
2. Przy każdym zadaniu zapisz, ile czasu zajmie Ci jego wykonanie. Zaraz obok zapisz czas, który będzie Twoim zabezpieczeniem na wypadek komplikacji lub nieoczekiwanych sytuacji.
3. Biorąc pod uwagę liczbę godzin, które masz dostępne w ciągu dnia wpisz swoje zadania w tablicę Eisenhovera.
4. Następnie zabierz się za ich realizację w kolejności:
– Pilne i ważne.
– Pilne i nieważne.
– Niepilne i ważne.
– Niepilne i nieważne.
Możesz skorzystać z poniższej grafiki lub narysować prostą tabelkę na kartce papieru.
Teoretycznie najlepiej byłoby wcześniej stworzyć idealny model procentowy, w którym zapisałbyś, ile czasu chcesz poświęcać poszczególnym kategoriom swojego życia. Ile rodzinie, ile znajomymi, ile sobie, a ile pracy. Wydaje mi się, że dobrze jest mieć taki model z perfekcyjnymi proporcjami, by o nich pamiętać, by nie dać się ponieść i do niego dążyć. Uważam jednak, że niemożliwym jest zachowanie idealnych proporcji każdego dnia. Bądźmy realistami! Bywają takie dni, a nawet tygodnie, w których zupełnie poświęcamy się pracy. Bywa i tak, że na pracę nie mamy ochoty i całe dnie spędzamy na odpoczynku i zbieraniu sił np. podczas wakacji. Zawsze powtarzam, że we wszystkim trzeba znaleźć złoty środek.
Metoda, którą tutaj opisałam nosi nazwę Metody ALPEN, a nazwa ta wzięła się od pierwszych liter poszczególnych punktów w języku niemieckim. Podsumowując, oto kroki, które należy wykonać, by rozwiązać problem przeładowanego planu dnia.
- Zapisz listę zadań. (Aufgaben)
- Określ czas, który potrzebujesz na ich wykonanie wraz z dodatkowym zabezpieczeniem. (Länge schätzen)
- Zaplanuj 60% czasu, który masz do dyspozycji zachowując 40% na nieprzewidziane sytuacje. (Pufferzeit einplanen)
- Wyznacz priorytety, zdecyduj w jakiej kolejności będziesz pracował np. za pomocą Tablicy Eisenhovera. (Entscheidung treffen)
- Odhaczaj kolejne punkty, przenieś niezrealizowane zadania na następny dzień. (Nachkontrolle)
To jak, sprawdzicie metodę ALPEN na własnej skórze? Jeżeli macie problemy z przeładowanym planem dnia, to gorąco ją polecam. U mnie podziałało! A może mieliście już wcześniej do czynienia z takim podejściem do planowania czasu? Jeżeli znacie lepsze techniki, to chętnie nauczę się czegoś nowego. 😉
Do następnego czytania!
Ania
34 odpowiedzi
na początku wpisu jest błąd, powinno być obejrzeć! Pozdrawiam, wierna czytelniczka 🙂
Ojej, wolę nie mieć takich wiernych czytelniczek 😉
Dziękuję 😉 Mam jakąś wybiórczą dysleksję na punkcie tego słowa. Poprawiam je prawie za każdym razem. Zwykle chwilę przed publikacją. No, nie tym razem. 😉
O matko, ten problem chodzi za mną od tygodni. Moje wszystko albo nic i bardzo zerojedynkowe podejście, plus perfekcjonizm i w cholere za dużo planów i wiecznie chodzę niezadowolona, sfrustrowana, zmęczona i zirytowana.
W takim razie ALPEN jest dla Ciebie. 😉
Ja zupełnie nieświadomie wpadłam na ten pomysł, nie wiedząc, że to jest jakaś metoda i to co ukazało się moim oczom na naszkicowanych do tego celu dwóch zegarach wcale mnie nie ucieszyło. Jednym zdaniem – mam zbyt wielkie plany, a zbyt mało wolnego czasu na ich realizację i to cała prawda. Wcześniej męczyłam się z przeładowaną listą zadań, dodatkowo dołując się opiniami „specjalistek” od organizacji, że na wszysko co chcemy możemy znaleźć czas przy optymalnej organizacji. Może i tak, ale ile tygodni da się pociagnąć w takim kieracie…?
Można znaleźć sporo czasu w poczekalniach albo autobusach, można fajnie się zorganizować i to dużo da, ale w końcu skończą się pomysły na znalezienie dodatkowego czasu. 😉
„Nie zakładamy nawet, że wypadałoby pójść do toalety” pewnie że nie! Po co 😉
Huehue. 😀
Chyba właśnie wyjaśniłaś mi gdzie się podział czas, który mi tak uciekał… ktoś wreszcie powiedział o tym prosto z mostu. Zabieram się chyba za wprowadzanie zmian w tej mojej organizacji. Muszę jeszcze poćwiczyć z konsekwencją i wszystko będzie dobrze 🙂
Bardzo mnie to cieszy! Fajnie, że się zmotywowałaś!
Mega mega mega mi się podoba! Bo chyba wpadłam w pułapkę z tym moim organizowaniem życia :O Świeżutka lista na jutro już czeka…. 😀 Ale chyba muszę ją zmodyfikować o metodę ALPEN bo już widzę, że nie zdążę ze wszystkim 🙂
Też właśnie tak często robiłam. Wiedziałam, że nie zdążę, a i tak zapisywałam. Daj znać, jak się sprawdziło, 😉
Fajne, czyli w praktyce koncentrujemy sie na priorytetach, a poniewaz koncentrujemy sie na priorytetach mamy wyniki, a poniewaz mamy wyniki … ta metoda dziala. Pozdrawiam serdecznie Beata
Dokładnie 20 procent wysiłku a 80 efektu. 🙂
Dobrze to napisałaś. U mnie często jest tak, że planowanie zaburzają sytuacje, które są „poza” tymi, które były ujęte w planie. I wtedy plan nie wychodzi. Ale jest za to ciekawie 🙂
Dlatego czas na nieprzewidziane sytuacje jest ważny, bo one są ważne. Nie możemy być jak maszyny. 😉
Też tak uważam. Bardzo dobrze to ujęłaś 🙂
Nie spotkałam się jeszcze z tą metodą, a wygląda ona na całkiem sensowną. Cieszę się, że sama się obchodzę bez planowania, co najwyżej w chwilach natłoku zadań spisuję sobie listę na kartce, od myślników, bez dat i zostawiam to w widocznym miejscu. Zdaje egzamin <|:^)
Dobra jesteś. 😀
Niezwykle ciekawy post. Koniecznie muszę tę metodę wypróbować 🙂
Trzymam za słowo. 🙂
Bardzo fajna metoda, muszę przyznać, że o ile wcześniej o tablicy Eisenhovera już słyszałam, to metoda ALPEN jest dla mnie całkiem nowa. Chociaż całkiem nieświadomie stosuję jej sporą część w swoim życiu. Jedyny zgrzyt to ten podział 60:40…
A jakie są Twoje proporcje? 🙂
Muszę wypróbować! Co prawda ochłonęłam już z wypełnianiem dnia po brzegi i nie mam problemu z zapchanym kalendarzem. Staram się nie planować więcej niż 2 dużych zadań w ciągu wolnego dnia, a kiedy mam zajęcia miejsca starcza na jedno. Już się nie oszukuję, że zdołam zrobić wszystko, czego bym chciała, nie jestem cyborgiem 😉
Iza, super spostrzeżenie. Nie jesteś cyborgiem. Fajnie, że potrafisz się tak określić i skupić na 2 ważnych zadaniach w ciągu dnia. Chyba należysz do wyjątków. ;D
Tak się zaciekawiłam, że przeczytałam tekst dwa razy 😀 Ostatnio mam problem z czasem i muszę zacząć planować z rozsądkiem. To chyba będzie dobra metoda do wypróbowania! ^-^
Spróbuj koniecznie. Ja jestem bardzo zadowolona. Odkąd poznałam tę metodę na pewno jestem efektywniejsza, bo skupiam się na priorytetach. 🙂
Cudowny blog! Trafiłam na niego wczoraj i tak rozpracowuję wszystkie posty. Jesteś ekstra laska 🙂
Ola! Dzięki! 😉
Odkąd zaczęłam organizację własnego wesela mój czas JESZCZE bardziej zaczął uciekać jak szalony i próbuję wszystkiego, by go ciut lepiej wykorzystać, więc wypróbuję i tę metodę 😀
Jejku podziwiam ludzi, którzy organizują wesele. Przecież to jest niesamowite przedsięwzięcie logistyczne i w ogóle ajaj!
Powodzenia kochana, na pewno dasz radę. :*:)